Version applicable : 12/06/2026
1. Responsable du traitement
Les données personnelles collectées via le site IAccess, ses formulaires, ses parcours de démonstration, ses demandes d'essai, l'espace client et les services associés sont traitées par SAS Formation Access, agissant en qualité de responsable de traitement ou, selon les cas, de sous-traitant pour le compte de ses clients professionnels.
2. Données concernées
Les données susceptibles d'être traitées incluent notamment :
- les données d'identification des prospects, clients, utilisateurs et représentants (nom, prénom, email, téléphone) ;
- les données relatives à l'organisation, à l'activité ou au projet exprimé via le site ;
- les données de connexion, d'authentification et de sécurité ;
- les données de paramétrage du service ;
- les journaux d'activité, historiques d'appels, retranscriptions, événements de calendrier et données d'usage lorsque le service est activé ;
- les informations nécessaires à la contractualisation, à la facturation et au support.
Lorsque vous connectez un compte Google, les données Google utilisateur susceptibles d'être traitées comprennent notamment :
- l'identifiant du calendrier Google connecté ;
- le fuseau horaire du calendrier ;
- les jetons OAuth et informations techniques nécessaires au maintien de la connexion ;
- les informations de disponibilité du calendrier (créneaux occupés / libres) nécessaires à la proposition de rendez-vous ;
- les informations d'événement strictement nécessaires à la création, la modification ou l'annulation d'un rendez-vous à votre demande.
3. Finalités du traitement
Les données sont traitées pour :
- répondre aux demandes envoyées via le site ;
- organiser une démonstration, un essai ou une mise en relation commerciale ;
- créer et administrer les comptes ;
- fournir, configurer et exploiter le service IAccess ;
- assurer le support, la sécurité, la supervision et la maintenance ;
- gérer la relation commerciale et contractuelle ;
- mesurer l'usage du service et améliorer sa qualité ;
- respecter les obligations légales, réglementaires, comptables et probatoires.
4. Bases juridiques
Selon les cas, les traitements reposent sur :
- l'exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ;
- le respect d'obligations légales ;
- l'intérêt légitime de SAS Formation Access à sécuriser, améliorer et documenter ses services ;
- le consentement, lorsque celui-ci est requis.
5. Destinataires des données
Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux équipes habilitées de SAS Formation Access ainsi qu'à ses sous-traitants techniques ou partenaires strictement nécessaires à l'exécution du service, tels que :
- hébergeurs et prestataires d'infrastructure ;
- fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle ;
- prestataires de téléphonie, messagerie, calendrier, signature électronique ou paiement ;
- prestataires de support, sécurité ou maintenance.
S'agissant spécifiquement des données Google utilisateur obtenues via les API Google (notamment Google Calendar), IAccess les partage, transfère ou divulgue uniquement dans les cas suivants, et uniquement lorsque cela est nécessaire à la fourniture de la fonctionnalité demandée par l'utilisateur :
- Google LLC, afin d'assurer l'authentification OAuth, le maintien de la connexion, la lecture du fuseau horaire du calendrier, la vérification des disponibilités et l'exécution des actions demandées sur Google Calendar ;
- OpenAI, en qualité de sous-traitant technique de SAS Formation Access, pour le traitement des informations strictement nécessaires à la compréhension de la demande de l'appelant, à la proposition de disponibilités et à la création, modification ou annulation d'un rendez-vous lorsque cette fonctionnalité est activée ;
- les prestataires d'hébergement, d'infrastructure, de sécurité et de maintenance agissant pour le compte de SAS Formation Access, dans la stricte mesure nécessaire à l'hébergement, à la sécurisation, à la journalisation et à la continuité du service.
IAccess ne vend pas les données Google utilisateur. IAccess ne communique pas les données Google utilisateur à des tiers à des fins de publicité, de revente de données, de profilage publicitaire ou d'exploitation indépendante de la fourniture du service.
6. Enregistrements et retranscriptions
Lorsque le service IAccess est activé, les appels reçus peuvent être enregistrés et retranscrits à des fins de qualité, de preuve, de suivi opérationnel, d'amélioration du service et de continuité d'activité, dans le respect de la réglementation applicable. Le client reste responsable, lorsqu'il y est tenu, d'informer ses propres interlocuteurs et utilisateurs finaux de l'existence de ces traitements.
7. Données de paiement
Les données de paiement sont saisies directement sur les environnements sécurisés des prestataires de paiement utilisés par IAccess. IAccess n'accède pas aux données bancaires complètes des utilisateurs lorsqu'elles sont collectées et conservées par ces prestataires spécialisés.
8. Durées de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies, puis archivées ou supprimées selon les contraintes contractuelles, légales et opérationnelles applicables. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps à des fins probatoires, de sécurité, de lutte contre la fraude ou de respect d'obligations légales.
9. Sécurité
SAS Formation Access met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction accidentelle ou illicite.
Les données sont chiffrées en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et au repos. Les jetons OAuth sont stockés sous forme chiffrée et leur accès est restreint aux seuls systèmes et personnels habilités, selon le principe du moindre privilège.
10. Hébergement et transferts
Sauf mention contraire dans la documentation contractuelle ou selon les contraintes techniques d'un service tiers utilisé, les données sont hébergées prioritairement au sein de l'Union européenne. Lorsqu'un transfert hors UE est nécessaire, SAS Formation Access s'efforce de l'encadrer par les mécanismes juridiques appropriés.
Pour les données Google utilisateur, tout transfert à un tiers n'intervient que pour fournir ou améliorer une fonctionnalité visible et demandée par l'utilisateur, pour des besoins de sécurité, pour satisfaire à une obligation légale, ou dans le cadre d'une opération affectant l'activité de SAS Formation Access sous réserve, lorsque la réglementation ou les règles Google l'exigent, d'une information ou d'un consentement préalable adapté.
11. Utilisation des données issues des API Google (Limited Use)
L'utilisation par IAccess des informations reçues des API Google est conforme à la Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris ses exigences d'usage limité ("Limited Use"). En particulier :
- IAccess utilise les données Google Calendar uniquement pour fournir les fonctionnalités visibles par l'utilisateur : consultation des disponibilités, prise, modification et annulation de rendez-vous ;
- IAccess ne transfère ces données à des tiers que pour fournir ou améliorer ces fonctionnalités, pour des raisons de sécurité, ou pour se conformer à la loi ;
- IAccess ne vend jamais les données utilisateur Google ;
- IAccess n'utilise jamais ces données à des fins publicitaires, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, y compris des modèles généralisés ;
- aucun humain n'accède à ces données, sauf consentement explicite de l'utilisateur, nécessité de sécurité, obligation légale, ou traitement interne agrégé et anonymisé.
12. Suppression et révocation des données Google
Vous pouvez à tout moment :
- (i) déconnecter Google Calendar depuis votre espace IAccess : les jetons d'accès et de rafraîchissement sont alors supprimés de nos systèmes actifs ;
- (ii) révoquer l'accès d'IAccess à votre compte Google depuis https://myaccount.google.com/permissions ;
- (iii) demander la suppression complète des données associées à votre compte Google en écrivant à contact@iaccess.fr.
Les données concernées sont supprimées de nos systèmes actifs dans un délai maximum de 30 jours, à l'exception des journaux de sécurité et éléments dont la conservation est requise par la loi.
13. Droits des personnes
Les personnes concernées disposent, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et, le cas échéant, d'un droit à la portabilité. Elles peuvent également définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès lorsque la loi le prévoit.
14. Exercice des droits
Toute demande d'exercice des droits peut être adressée à SAS Formation Access en justifiant de son identité et en précisant l'objet de la demande. Lorsqu'IAccess agit comme sous-traitant pour le compte d'un client, certaines demandes peuvent être redirigées vers ce client responsable du traitement.
15. Cookies et traceurs
Le site IAccess et les services web associés peuvent utiliser des cookies ou traceurs strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à l'authentification ou à la mesure technique d'audience, selon la configuration du service et la réglementation applicable.
16. Mise à jour
La présente politique de confidentialité peut évoluer pour tenir compte d'une modification légale, réglementaire, technique ou organisationnelle. La version en vigueur est celle publiée sur la présente page.
17. Contact
Pour toute question relative à la confidentialité ou à la protection des données, une demande peut être adressée à SAS Formation Access à l'adresse suivante : contact@iaccess.fr.